Se spune că omul deştept învaţă din greşelile lui, iar înţeleptul din ale altora.
Mie mi-ar fi placut sa fiu inteleptul care invata de la cei destepti, pentru ca astfel as fi evitat sa pierd bani, si timp pretios.
Se stie ca orice greseala costa: bani, timp, energie, etc. Cu constituirea unei firme, greselile pot fi multe, insa nu e imposibil sa iti infiintezi firma de unul singur. Poti sa incerci sa nu iti subestimezi potentialul apeland la prima societate care ofera servicii de constituire a unui SRL, de la A la Z. Tu esti capabil sa o iei de la 0, de unul singur.
Acum, sa iti infiintezi propria firma este mult mai simplu decat in urma cu 20 de ani, mai ales ca pe internet, gasesti o multime de articole, pasi de urmat, modele, formulare care trebuie completate si depuse la Registrul Comertului din judetul in care iti alegi sediul social. Daca ai mai si fost (sau inca esti) asociat intr-o alta societate, e cu atat mai simplu, in special la intocmirea Actului Constitutiv.
De ajutor iti sunt si informatiile pe care le poti obtine la biroul de informatii din cadrul ONRC, insa ai nevoie de doua lucruri: sa te inarmezi cu rabdare si sa iti faci o lista clara de intrebari, nu de alta dar, o alta intrebare inseamna stat la rand din nou sau mai rau – o noua zi pierduta la ghiseu. Utile sunt inclusiv modelele de formulare gata completate si afisate in cadrul institutiei, formulare valabile pentru mai multe tipuri de societati: SRL, SRL-D, PFA.
Asadar pasii de urmat in constituirea unei firme ii poti afla din mai multe surse, insa este nevoie de atentie la cateva detalii. Iata cateva sugestii de luat in seama.
I) Rezervarea denumirii firmei si, optional rezervarea emblemei firmei- cu tarif separat de cel de rezervare a denumirii firmei
Pregateste minim 3 denumiri pe care ai dreptul sa le treci in cererea de verificare a disponibilitatii firmei; e posibil ca primul nume ales sa fie luat deja sau sa fie foarte asemanator cu al unei firme in functiune. Daca iti faci cont pe portal.onrc.ro, poti deja verifica daca numele de firme la care te-ai gandit, sunt disponibile sau ar trebui adaptate.
II) Stabilirea sediului social al firmei.
Daca alegi sediul social intr-un imobil aflat la bloc, asigurate-te ca primesti acordul vecinilor si al Asociatiei de Proprietari.
In cazul in care imobilul in care vei avea sediul social gazduieste si sediul altor firme (in camere diferite), ai nevoie si de o declaratie pe proprie raspundere a proprietarului, din care sa rezulte ca la adresa respectiva pot functiona mai multe firme (nu mai mult decat numarul camerelor existente). Ataseaza pentru siguranta si o copie dupa planul imobilului in care se bifeaza camera in care va fi sediul noii firme (nr. camerei fiind trecut in completare la adresa sediului social).
III) Declaratiile pe proprie raspundere date in fata unui notar public de asociatii/administratorii viitoarei societati, in care sa fie mentionat ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea calitatiilor de asociatmi/ asociat unic sau administrator, dupa caz.
IV) Completarea Actului Constitutiv al societatii
Alege una dintre variantele gasite pe net si completeaza cu datele de identificare ale asociatilor, denumirea, sediul social, obiectul principal de activitate si cele secundare conform codului CAEN, capitalul social cu aportul fiecarui asociat, administratorii, care pot fi, sau nu, dintre asociati, durata si modul de dizolvare a societatii.
La alegerea obiectului principal de activitate sa ai in vedere ca acesta trebuie sa reprezinte activitatea din care prognozezi sa obtii veniturile de baza ale firmei.
Exista insa anumite activitati care nu pot fi desfasurate decat atunci cand reprezinta activitatea principala (de exemplu 7820 – Activitati de contractare, pe baze temporare a personalului).
E bine de retinut ca poti adauga la redactarea actului constitutiv mai multe coduri CAEN, coduri de care consideri ca o sa ai nevoie in viitor.
Adaugarea unor noi activitati dupa inmatriculare se taxeaza.
Nu este suficient ca activitatile pe care vrei sa le desfasori sa fie trecute in Actul Constitutiv, ele trebuie autorizate, fiecare pentru locul unde urmeaza a fi derulate: la sediu, la punct de lucru sau itinerant.
Poti autoriza la inmatriculare pana la 10 activitati in baza aceleasi taxe, desi in documentul respectiv la pozitiile 4.3.1 sau 4.3.4 exista mai putine spatii libere pentru activitatile care urmeaza a fi autorizate; tu poti sa le comprimi daca e nevoie, cate doua pe un rand.
Activitatile desfasurate itinerant sau la terti
Referitor la activitatile desfasurate itinerant sau la terti se vorbeste mai putin, DAR dar pentru unii ar putea reprezenta o gura de oxigen.
Stiai ca un SRL poate functiona avand inregistrat un sediu social declarat fara activitate si de asemenea, activitati autorizate la terti? E posibil si legal! Exista activitati care necesita munca pe teren, deci prezenta zilnica la sediu sau punctul de lucru e imposibila. In cazul unui control insa, daca nu este nimeni la sediul social/punctul de lucru iar activitatea o ai autorizata pentru adresa respectiva, poti fi sanctionat, sau chiar declarat inactiv.
Cand esti contactat telefonic, exista sansa reprogramarii controlului si posibil sa scapi de sanctiune; asta daca nu ti se gasesc alte nereguli. Daca ai inspiratia sa autorizezi ca itinerante activitatile pe care le desfasori intr-adevar pe teren, la terti, potii fi scutit de situatia neplacuta prezentata anterior.
Se poate obtine simplu aceasta autorizare chiar la inmatriculare, bifand in Modelul 2 al DECLARAŢIEI pe propria răspundere dată în temeiul prevederilor art. 15 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 359/2004 cu modificările şi completările ulterioare, la pag. 2, casuta 4.3.4. Activităţi desfăşurate în afara sediului social/profesional şi a sediilor secundare/ (punctelor de lucru) (7), unde la (7) se specifica: “ În această categorie se includ şi activităţile itinerante”.
- V) Depunerea capitalului social
- VI) Completarea dosarului cu formularele primate la ghiseul de informatii si depunerea la Oficiul Registrului Comertului.
Ce ar trebui sa verifici cu atentie?
Ceea ce nu gasesti ca si sfaturi la ORC, sunt cateva aspecte la care trebuie sa fii atent:
- Primit nume eronat pentru firma, in documentul numit Dovada privind disponibilitatea si rezervarea firmei. E suficienta o inversare a doua litere, sau omiterea, ori adaugarea unui caracter sau grup de litere si te-ai ales cu un nume de firma care nu inseamna nimic si CLAR, nu ti-l doresti!
Cazul fericit este atunci cand verifici datele la depunerea dosarului si faci o poza cu telefonul la crerea de rezervare a denumirii firmei, inainte de a fi depusa la ghiseul care elibereaza dovada de depunere. Asa poti demonstra ca nu tu ai scris denumirea gresita in cerere, ci greseala a fost a angajatului de la registru care a procesat documentul. Astfel, cei de la ONRC sunt obligati sa iti emita, gratis, o noua dovada cu numele corect pe care l-ai solicitat de fapt.
- Pretins declaratie pe proprie raspundere a proprietarului viitorului sediu social, ca in imobilul respectiv pot functiona mai multe firme, CHIAR DACA LA ADRESA RESPECTIVA NU MAI FUNCTIONEAZA NICI O FIRMA. Este posibil ca in imobilul in care vei avea declarat sediul, sa fi existat firme, dar care sunt deja radiate de cativa ani. Este lipsit de logica ca la ANAF ele sa fie radiate, si totusi, sa se mai pretinda aceasta declaratie. Sfatul meu este sa o soliciti aceasta declaratie de la proprietar, pentru ca nu e mare lucru sa obtii o declaratie in plus, iar acest aspect este bine de stiut anterior depunerii actelor si achitarii taxelor la O.R.C. Altfel, poti pati ca si in cazul meu, cu alti bani cotizati la registru, alta “distractie”, deoarece dosarul s-a respins!
- Dosar acceptat la ONRC si cu toate taxele achitate, apoi respins pentru fapte inscrise in cazierul fiscal al, asociatului.
M-ar fi ajutat sa stiu ca trebuie sa verific cazierul inainte de a plati taxa completa de inregistrare a firmei. Ca urmare, VERIFICA-TI CAZIERUL FISCAL, atat tu, cat si viitorii asociati, inainte de depunerea dosarului la Registrul Comertului; asta daca nu vrei sa pierzi banii platiti pentru taxele de inmatriculare.
De remarcat totusi ca din 6xx achitati ti se restituie cam xx in caz de respingere dosar.
Atentie! În cazierul fiscal al persoanelor fizice şi juridice se înscrie inclusiv inactivitatea fiscală, care nu este aceeasi cu suspendarea activitatii declarata la ORC pentru o perioada de maxim 3 ani! In situatia declararii de catre ANAF a inactivitatii fiscale a firmei, fapta va aparea atat in cazierul fiscal al societatii, cat si in cel al administratorilor.
Daca la verificarea cazierului fiscal descoperi date care nu corespund situatiei reale (pentru ca a gresi e omeneste), poti cere rectificarea acestora in baza actelor doveditoare si a unei cereri. Modul de solutionare ti se va comunica insa in 30 de zile; deci rabdare pentru tine si viitorii asociati.
Daca esti intr-o astfel de situatie si ti-ai pierdut rabdarea, renunta la asociere si refa actele pentru un SRL, cu alti asociati sau chiar asociat unic, daca nu esti deja unic asociat in alta firma!
In cazul acesta apar modificari in Actul Constitutiv. In acest caz ai nevoie de o Declaratie notariala ca indeplinesti conditia de asociat unic, iar apoi urmeaza sa rezolvi cu asociatul, problema banilor depusi deja la banca ca aport pentru capitalul social la prima incercare esuata de inmatriculare.
- Verifica data de expirare a cartii tale de identitate si a viitorilor asociati, sau administratori (daca acestia nu vor fi dintre asociati), sa nu expire tocmai in perioada de depunere a actelor pentru inmatricularea firmei.
Fii atent la toate declaratiile care trebuie completate, la corectitudinea datelor, la datele asociatilor tai. Asigura-te ca faci o alegere buna si atent verificata in prealabil, atunci cand te asociezi cu cineva. Alege sa te informezi si sa verifici si alte surse, chiar juridice, pentru a preintampina eventualele neplaceri de dupa depunerea actelor la ONRC.